Foge de ter reuniões para debater temas delicados?

Foge de ter reuniões para debater temas delicados? – Não pode. A solução é ter alguns cuidados, antes e durante as conversas difíceis.

É uma das coisas mais difíceis que terá de fazer enquanto líder/responsável por uma equipa: ter uma conversa de natureza sensível com um colega/colaborador, ou até com um superior hirárquico. No entanto não importa o quão desconfortável ou desenquadrado se sinta neste tipo de situações: não as pode evitar. Em algum ponto na sua carreira vai ter de se reunir com um funcionário, colega ou chefe para debater um assunto suscetível, quer seja sobre o desempenho no trabalho, questões de Recursos Humanos, ou outro tema, e que os vai deixar pouco à vontade. Assim, e para que a sua próxima conversa do género corra da melhor forma, apresentamos algumas dicas úteis sobre como abordar situações/reuniões internas complicadas.

Ter um objetivo claro
Antes de agendar a reunião ou conversa, há que ter em conta os objetivos. O que quer abordar? O que espera ganhar ao ter a conversa? Saber o porquê por detrás da reunião irá guiá-lo em direção a uma solução. Se não tiver uma noção clara do resultado pretendido, a discussão não será produtiva ou útil, tanto para si como para o seu interlocutor.

Marcar a reunião
Sabe que precisa de ter uma conversa difícil. O mais provável é o seu funcionário/colega ou superior hierárquico também saber o que está para vir. Ainda assim, é importante que a outra pessoa não seja apanhada de surpresa. Se bem que tal pode levá-la a levantar de imediato as defesas, o que vai dificultar o diálogo. No entanto convém marcar a reunião com antecedência. Mantenha os detalhes a um mínimo, mas deixe claro que vai haver reunião, dando-lhe tempo para digerir o que vai acontecer, de forma a não se sentir “apanhada na curva”.

Avançar de modo resoluto
Iniciar conversas difíceis é talvez uma das partes mais complicadas. Comece de forma resoluta, forte, abordando de imediato a questão. Quanto mais direto for na reunião, menos tensão haverá entre si e o visado.

Perguntar, em vez de acusar
Uma vez apresentada a sua preocupação, peça à outra pessoa que lhe conte o lado dela da questão. Isto dá a oportunidade de ter algo a dizer, o que derruba as defesas que ela ainda possa ter erguidas. À medida que a conversa for avançando, mantenha esta abordagem não-acusadora.

Manter as emoções ao largo
As conversas difíceis podem escalar e sair rapidamente do controlo. Os visados podem chorar, reagir de modo ríspido e com frustração, ou então ficar em silêncio como uma forma de reação de revolta face ao que está a acontecer. Isto porque as emoções estão à flor da pele e ambas as partes estão nervosas. No sentido de reduzir a tensão inevitável, concentre-se em restringir os argumentos emocionais a um mínimo. Se a pessoa reagir de forma acusadora, não vá atrás, não atue da mesma forma. Aceite os momentos de pausas constrangedoras ficando em silêncio em vez de tentar preencher o vazio com palavras potencialmente emotivas. Quanto mais tentar manter as emoções de fora da conversa melhor a reunião irá correr.

Dar (ser) o exemplo
Quando estiver a preparar-se para ter a reunião, lembre-se de que, enquanto responsável/líder, é quem está ao leme da conversa. Dê o exemplo de como quer que a reunião prossiga, falando com o colaborador da maneira que espera que ele se dirija a si. Isto irá definir de imediato o tom para a reunião, que começa com o pé direito.

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