Por vezes, temos alguma dificuldade em
separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de
tempo, confundimos as duas realidades.
O tempo é igual para todos. Será? O dia tem
24 horas, uma hora tem 60 minutos, um minuto tem 60 segundos, e por aí adiante.
Mas a perceção do tempo não é igual para todos nem é constante. Se estiver 15 minutos à espera de
alguém, ou passar 15 minutos a ver um filme, a perceção que tem da passagem do
tempo é igual?
Não vou entrar pela questão científica da
relatividade do tempo, apenas ilustrar que o tempo pode não ser exatamente
igual para todos e, mesmo para cada indivíduo, pode variar na forma como é percebido.
Para aumentar a complexidade, cada pessoa tem períodos ao longo do
dia em que o tempo é melhor aproveitado do que noutros.
Recordo-me que na universidade tinha colegas que gostavam de estudar à noite,
tiravam maior rendimento dessas horas de estudo. Já no meu caso, estudava
melhor de manhã, era o momento do dia em que me sentia mais desperta e em que
aproveitava melhor o tempo. Por vezes, estas diferenças de biorritmo podem,
inclusivamente, dar origem a conflitos nos relacionamentos.
A forma como gerimos o nosso tempo depende então de variáveis biológicas (biorritmo),
físicas (associadas à teoria da relatividade) e psicológicas (perceção que
temos do tempo consoante as situações).
A consciência que temos destas variáveis é importante, na medida em que vão ser
elas as nossas melhores amigas na gestão individual do tempo, e ou
na gestão do tempo das equipas que trabalham connosco. Onde podemos trabalhar
para gerir melhor o tempo que
temos disponível? Com o auxílio de algumas ferramentas muito simples, o foco
deve ser comportamental. Como?
1. Faça um mapa de registo do seu dia
No início vai precisar do apoio de uma
ferramenta de autoconhecimento comportamental muito simples: um registo de
atividades ao longo de um dia representativo das suas rotinas. Comece na hora
00h00 e termine às 23h59 de um dia típico. Contabilize as horas de sono,
aquelas em que é mais produtivo, as refeições, o tempo no trânsito, os períodos
em que vai levar os filhos à escola – enfim, tudo aquilo de que se lembrar.
Este registo vai dar-lhe a perceção concreta de como passa o dia, em que horas
está mais produtivo, as de descanso e, sobretudo, as tarefas em que sente que
“gasta” mais tempo. E será o ponto de partida para mudar algumas rotinas.
2. Separe o
importante do urgente
Por vezes, temos alguma dificuldade em
separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de
tempo, confundimos as duas realidades. A separação é simples: o importante é
tudo aquilo que concorre para a concretização dos seus objetivos. O urgente é
aquilo que é solicitado que faça no imediato. Tudo o que é importante e urgente
é prioritário.
Imagine
que tem um frasco que precisa de encher com pedras grandes, pedras pequenas,
areia e água. O que coloca em primeiro lugar? As pedras grandes, seguidas das
pequenas, da areia que preenche os espaços intermédios e da água, que vai
ocupar os espaços ainda mais pequenos. Agora imagine que as pedras grandes são
as tarefas importantes, as pequenas são as tarefas rotineiras, as areias são as
tarefas que aparecem todos os dias e a água são as urgências de última hora.
Por que ordem tem vindo a encher o seu frasco?
3. Defina os
objetivos de forma SMART
Definir os objetivos de modo SMART ajuda a
perceber se o objetivo a alcançar é realista e se pode ser atingido no prazo
que se propôs. Também auxilia a distinguir o importante do urgente e a adaptar
o comportamento de acordo com a ordem de prioridades.
S. Seja eSpecífico na
definição do que pretende atingir. Concretize e afunile os seus propósitos. Por
exemplo, em vez de dizer que quer ser um profissional de sucesso, especifique o
que é ser um profissional de sucesso. Na sua empresa? No setor em que trabalha?
No país? Quem pode avaliar o seu sucesso? A chefia? Os clientes?
M.
Certifique-se que o seu objetivo pode ser Medido. Como saber se está perto de o
atingir, como saber quando já atingiu? No exemplo atrás referido, ser um
profissional de sucesso pode envolver ser referenciado por dez clientes
satisfeitos. E a satisfação dos dez clientes pode ser medida por questionários
de satisfação.
A.
Confirme se o seu objetivo pode ser Atingido
no prazo e na medida em que deseja, ou se não estará a ser demasiado ambicioso.
É possível ser referenciado por dez clientes e chegar a ser um profissional de
sucesso no país?
R. O
seu objetivo é Realista?
É realista chegar a ser a referência profissional no país? Esta circunstância
pode estar ligada ao prazo que definiu para atingir o objetivo ou ao critério
de medição da sua concretização (para saber que já lá chegou).
T.
Enquadre o seu objetivo no Tempo,
estipule um prazo (realista). Se não o fizer, provavelmente o objetivo não
passa de uma intenção, adiada sine die ou até que se resolva a estabelecer um
prazo.
4. Autodiscipline-se
Por último, seja disciplinado. Com a
perceção de como gasta o seu tempo e com a perceção do que realmente importa, é
apenas uma questão de disciplina pessoal. Afinal, só depende de si.
Simples!
