Sabe quem são os ladrões do seu tempo?

Um dos maiores erros que os vendedores cometem na sua atividade profissional é a distração. À semelhança de muitas outras áreas, na verdade.

Mas já pensou porquê? Sabe quem são os ladrões do seu tempo?

Para lhe dar uma noção da gravidade e do rigor que este fenómeno tem, li há 7/ 8 anos num estudo no Jornal o “Público” um artigo, penso que da PricewaterhouseCoopers, sobre o número de horas que as pessoas realmente trabalham, que são de facto produtivas. E os números eram preocupantes na Europa do Sul!

O nível de produtividade, de tempo real dedicado às tarefas que têm a ver com as nossas funções, estimava-se que fosse de 3h57min. Ou seja, em média, se cumprirmos um horário de 8 horas, significa que passávamos 4h03min distraídos. E todos nós tendemos a distrair-nos. E os vendedores, até pela natureza da sua função, são pessoas que recebem muitos estímulos com o potencial de distrair e, por essa razão, acabam por ser muito mais vulneráveis a este fenómeno.

Mas porque é que tendemos a distrair-nos?

Porque é mais fácil ser reativo do que proativo. É mais fácil reagir aos estímulos que vamos recebendo durante o dia e irmos desviando-nos dos nossos objetivos.

Por onde passa a solução para evitar distrações? E quais são as regras para ser mais produtivo?

Na minha opinião são duas as regras da produtividade:

Primeira regra da produtividade: a nossa capacidade de ter em permanência duas listas connosco:

• A primeira lista é a lista das tarefas das coisas que eu tenho de assegurar diariamente: indicações claras do que tenho de conseguir realizar diariamente: nr de contactos, número de vendas, reuniões, dos valores de transação, etc. Tudo o que tenho de saber que o meu dia de trabalho não pode terminar até ter completado todas essas tarefas.
• A segunda lista é a lista das coisas que me estão a distrair: aquilo que chamo de ladrões de tempo. Arranjar momentos para atender chamadas e devolver chamadas, arranjar momentos para responder a emails e identificar tudo o que me faz perder tempo e tornar essas coisas secundárias, se elas me distraem. Não deixar que essas coisas nos distraiam todos os dias.

Segunda regra da produtividade: saber priorizar. Saber o que vou fazer antes e o que vou fazer depois. Saber distinguir o que é importante do que é urgente. Fazer primeiro o que é importante e deixar para depois o que é urgente. Porque se deixo que as urgências se sobreponham ao que é importante, vou levar o meu dia a apagar fogos e deixando tudo o que é importante para trás.

Se imaginar 4 quadrantes como identificava Stephen Covey, o autor do livro “First Things First”, um livro sobre priorização, ele dizia que temos um quadrante que é o das coisas mais importantes de todas. E essas coisas não sao urgentes.

Quais são as coisas mais importantes de todas?

Pensar, que está no primeiro quadrante, é a coisa mais importante de todas. O trabalho de pensar é o trabalho de definir objetivos, de planear para atingir esses objetivos, de decompor em tarefas para que esse objetivo seja atingido. O trabalho de pensar também é um trabalho estratégico, é o trabalho de analisar a minha concorrência, de definir o meu nicho de mercado e de desenhar a minha proposta de valor, de definir objetivos de curto, médio e longo prazo, de pensar em várias formas de gerar contactos novos para a minha carteira comercial, de pensar em táticas para aumentar o número de transações que faço com cada cliente, de pensar em ideias para aumentar a taxa de conversão, aumentar o valor médio de cada venda que faço.

O trabalho de definir tarefas também se engloba neste quadrante, assim como o trabalho de monitorizar, de avaliar, analisar o que estou a fazer, se estou alinhado com os objetivos, de medir todos os indicadores da nossa atividade. Depois temos o trabalho de afinar, preparar a nossa agenda, analisar o que aconteceu no final do dia. Estamos a falar de 10/15min diários e este é o trabalho mais importante de todos. Portanto, coloque isso como a primeira coisa para fazer de manhã!

O segundo quadrante é o quadrante operacional: quando um vendedor vai estar focado nas tarefas que tem de fazer: referências, contactos, posicionamento, todas as suas funções operacionais. Coisas importantes e urgentes.

O terceiro quadrante é o das coisas que são urgentes mas não são importantes: uma reclamação, um email, uma entrega que não correu bem… não são críticas do crescimento da nossa atividade, mas alguém terá de tratar delas. Mas deixe-as para o fim! Senão vai acabar por não ter tempo para tratar do importante.

Onde não se pode de todo focar é nas coisas que não são nem importantes nem urgentes: as do quarto quadrante! Responder a um comentário de um amigo no facebook, consultar para fazer um post sobre uma a nossa vida pessoal, perder tempo a dispensar numa conversa com um cliente, ir beber café, fumar um cigarro, etc.

Qual é o truque então para não perder o foco e para evitar que os ladrões do tempo o abordem? Identificá-los (antes de mais) e depois começar pelo quadrante número 1, seguindo para o 2, 3 e deixar o 4 para o final ou esquecê-lo de todo! Começar pelas coisas mais importantes.

Assegurar-se que está a passar o seu tempo concentrado nas tarefas absolutamente críticas, porque estar distraído é fácil. Mas fazer a lista das coisas que tem de assegurar diariamente, priorizar as suas tarefas e concretizá-las da mais importante para a mais urgente, deixando de lado as que não são nem uma coisa nem outra, é de facto a melhor forma de não deixar os ladrões do seu tempo apoderarem-se do seu dia.

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Excelente texto, publicado por Paulo de Vilhena